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Finanz-Kontrolle — manch einem wird bei
diesem Wort wohl ein kalter Schauer über den Rücken
laufen. Überhaupt ist das doch eine Angelegenheit von
Steuerberatern — oder etwa nicht?
Nicht ganz, denn für die Aufrechterhaltung der
Zahlungsfähigkeit des Unternehmens und der Maximierung des
Wertes der Eigenkapitalansprüche, ist das Unternehmen zum
Gutteil selbst verantwortlich. Hinzu kommt noch die Koordination
von Investitions- und Finanzierungsentscheidungen als zentraler
Aufgabenbereich des Finanzcontrollings.
Finanz-Kontrolle hat also mit Planung zu tun, und nur wer
finanziell plant, kann Abweichungen frühzeitig erkennen und
wissen, ob rentabel gearbeitet wird und Ziele somit erreichbar
bleiben. Das Unternehmen und die Märkte haben sich
geändert. Entscheider und Verantwortliche benötigen die
unternehmerischen Zahlen jederzeit abrufbar, um richtige
Entscheidungen treffen zu können. Diese Zahlen beinhalten
wichtige Informationen für das Unternehmen, den Steuerberater
sowie für die Bank.
Zudem müssen Unternehmen immer öfter nach außen
präsentieren und diese Planungen im Soll- / Ist-Vergleich bei
Banken, Geschäftspartnern vorlegen können. Nach Studien
sind weniger als 60 Prozent der Unternehmen auf die Anforderungen
von Basel II vorbereitet, die Richtlinien werden aber in den
Kreditabteilungen der Banken bereits angewandt.
Zahlwerk hat sich mit der Entwicklung von
„SMEX“, der Finanzsteuerungssoftware, auf
mittelständische Unternehmen mit einem tiefen Branchen-Knowhow
aber wenigen bis gar keinen betriebswirtschaftlichen
Fachkenntnissen konzentriert. Zahlwerk möchte mit dieser
Software zeigen, dass Finanz-Kontrolle auch schnell und effektiv
gemacht werden kann. Deshalb ist diese Software einfach und
verständlich aufgebaut.
„SMEX Finanzcontrolling“ wurde bereits vor sechs Jahren
von Zahlwerk entwickelt. Einer der „Vorreiter“ in
Österreich, der das Potential der Software rasch erkannte, war
BÄKO-Vorstandsmitglied Bäckermeister Horst Reichartseder
aus Frankenmarkt. Seither wurde das Programm ständig
überarbeitet und anwenderfreundlicher gestaltet. Man
benötigt keine großartigen Computerkenntnisse, um mit
dieser Software zu arbeiten. Die Benutzeroberfläche mutet eher
an und verhält sich auch so, als wären es einfache
aufeinander aufgebaute, logisch angeordnete Excel-Tabellen,
allerdings mit einer cleveren Hintergrundprogrammierung. Mit all
den komplizierten Formeln kommt der Anwender somit nicht in Kontakt
und kann sich auf das Wesentliche konzentrieren: Die
Unternehmensergebnisse einzugeben und zu analysieren.
Nach dem einmaligen Einpflegen aller relevanten Unternehmenszahlen,
hat der Kunde nur mehr einen monatlichen Zeitaufwand von zirka 20
Minuten für das Eingeben der aktuellen Betriebszahlen aus der
Summen- und Saldenliste. Abweichungen der eigenen Zahlen sind
danach im Plan- / Ist-Vergleich sofort erkennbar, so dass die
erforderlichen Korrekturmaßnahmen zeitnah erfolgen
können. Mit der Hilfe von SMEX kann durch „Drehen an den
richtigen Schrauben“ die Finanz- und Liquiditätsplanung
in Kombination mit Preiskalkulation an aktuelle Gegebenheiten wie
z. B. die Erhöhung der Rohstoffpreise angepasst werden.
Leistungsumfang von SMEX
Finanz- und Liquiditätsplanung
• Aktuelles Unternehmensergebnis
• Finanzplanung mit dem zu erwartenden
Jahresendergebnis
• Liquiditätsplanung
• Soll/Ist Abweichungsanalysen
• Umfassende Kostenkontrolle
• Detaillierte Budgetplanung
• Umsatzanalysen
• Kennzahlen
• Filialauswertung / Profitcenter-Berechnung
Preis- /Produktkalkulation
• Vollkosten, Teilkostenrechnung,
Deckungsbeitragsrechnung
• Lieferpreis, Verkaufspreis, Preisuntergrenzen
• Keine Schaufensterkalkulation, aber echte Preisfindung
für alle Bereiche mit ständig aktuellen Zahlen
• Preise Kante Backstube
Beispiele an Steuerungsinstrumenten
für jedes Unternehmen
Wie sieht das erwartete Jahresendergebnis aus?
Die Märkte werden immer schneller und schwieriger, Unternehmen
müssen schnell auf Veränderungen reagieren können
und wissen, was passiert, wenn eine Kunde wegbricht oder zwei
andere dazukommen. Und das am besten jederzeit und dann aktuell:
Nach vorne orientiert, also in die Zukunft projiziert, im Hinblick
auf das geplante Jahresendergebnis. Dies ist die richtige Grundlage
für Preiskalkulation und Unternehmenssteuerung.
Was bedeutet das für die Unternehmens-Liquidität?
Viele Unternehmer denken, die Zahlen würden vom Steuerberater
aufbereitet. Stimmt. Aber die BWA (betriebswirtschaftliche
Auswertung) kann nur einen kleinen Teil an Informationen zur
Verfügung stellen, nämlich das Ergebnis des letzten
Monats in die Vergangenheit betrachtet, rückblickend und ohne
Berücksichtigung der Liquidität. Infos aus der BWA und
der Status auf dem Bankkonto, dies sind zwei völlig
unterschiedliche Themen. Viele beklagen sich über die
schlechte Zahlungsmoral ihrer Kunden und die langsamen
Geldflüsse. Das kann ein Unternehmen im Bezug auf die
Liquidität in Schwierigkeiten bringen und muss
berücksichtigt werden. Ebenso sind Tilgungen, Umsatzsteuern,
Investitionen oder Privatentnahmen zu berücksichtigen. Diese
Daten sind nicht Teil der BWA.
Thema Frühwarnsystem
Unternehmer heute müssen frühzeitig erkennen können,
wann Liquiditätsengpässe entstehen könnten. Somit
können bereits Gespräche mit Lieferanten geführt und
eine beidseitig bessere Verhandlungsposition erreicht werden.
Auch Bankberater können sich z. B. schon im Vorfeld
Möglichkeiten überlegen, ob man im Hinblick auf
späteren Finanzbedarf den Kredit eventuell bereits heute
anpasst.
Kann ich mir die geplante Investition leisten? Und wann kann ich
sie mir leisten? Kann ich mir Gehaltserhöhungen leisten? Und
wann? Was muss ich frühzeitig tun, falls meine Liquidität
sinkt? Was passiert, falls meine Lieferanten die
Einkaufskonditionen ändern, ein Kunde wegbricht, eventuell ein
kompletter Geschäftszweig wegfällt etc. All diese und
noch viele wichtige Fragen lassen sich mit Hilfe von SMEX leichter
beantworten.
Erfahrungsbericht
Einer der mit diesem Tool bereits seit längerem arbeitet, ist
Herr Häussler von der gleichnamigen Bäckerei in Osterberg
im Allgäu. Herr Häussler hat sich bereits frühzeitig
mit den betriebswirtschaftlichen Kennzahlen seines kontinuierlich
wachsenden Unternehmens auseinandergesetzt und sich seine Umsatz-,
Gewinn- und Renditezahlen vom Steuerberater errechnen lassen. Zudem
arbeitete er mit mehreren Excel-Tabellen und verschaffte sich somit
einen Überblick über seinen finanziellen Ist-Zustand.
Trotz dieser schon sehr engagierten Aufschlüsselung seines
Unternehmenserfolges fehlte ihm aber immer noch eine genauere
Erlös- und Ertragsplanung, nach Möglichkeit mit der
Funktion, jede Erlösstelle einzeln planen und auch bewerten zu
können. Denn wirkliche Finanztransparenz erhält man nur
bei Einbeziehung aller Details.
Durch einen Workshop der BÄKO Augsburg lernte der
visionäre Unternehmer das Finanzsteuerungs-Paket
„SMEX“ von Zahlwerk kennen und war begeistert. Seit
nunmehr einem Jahr arbeiten zwei seiner Mitarbeiter monatlich zirka
zwei Stunden mit SMEX.
Nach der Einarbeitung durch Zahlwerk vor Ort und den ersten
Auswertungsergebnissen zieht Herr Häussler das Fazit:
„Durch SMEX erhalte ich jetzt erstmals sehr detaillierte
Planungsmöglichkeiten sowie eine Ergebnisvorschau, die sich
monatlich verfeinert. Ebenso sehe ich die Entwicklung meines
Bankkontos für die nächsten Monate. Dies gibt mir
frühzeitig die Möglichkeit, Entscheidungen richtig zu
treffen.“
Die beratende Bank, die schon immer über aktuelle Situationen
und strategische Entscheidungen vom Firmeninhaber Häussler
informiert war, findet auch Gefallen an den zusätzlichen
Möglichkeiten der Finanzsteuerungssoftware, Auswertungen
grafisch anschaulich darzustellen. Als innovativer
Geschäftsmann hat Herr Häussler auch immer wieder
Wünsche, die über das übliche Maß hinaus durch
das Zahlwerk-Team schnell und zuverlässig realisiert
wurden.
Durch das Eingeben der monatlichen aktuellen Betriebszahlen aus der
Summen- und Saldenliste, das in der Regel nur 20 Minuten Zeit in
Anspruch nimmt, kontrolliert der Unternehmer so alle Bereiche
seiner Firma, vom Einkauf über die Personalplanung, Umsatz,
Kosten, Profitabilität.
Diese einzelnen Bereiche werden in SMEX zusammen und abhängig
voneinander bewertet und übersichtlich dargestellt. Der
Unternehmer wird „wie an einem roten Faden“ durch sein
Unternehmen geführt, erkennt „Ausreißer“
sofort, liest ab, wo er handeln muss und inwieweit die
Zukunftsplanung von den Ist- Werten abweicht und deshalb angepasst
werden muss. Einmal pro Monat geht der Allgäuer
Bäckermeister jede Kostenart mit dem Plan- und
Vorjahresvergleich durch. Abweichungen werden schriftlich
festgehalten, Maßnahmen danach kurzfristig abgeleitet und
umgesetzt. Auch Fehlbuchungen seitens des Steuerbüros, die
bisher unentdeckt blieben, fallen auf diese Weise sofort auf. Aus
seiner eigenen Erfahrung heraus kann der Bäckermeister eine
Empfehlung an mittelständische Unternehmen weitergeben:
„Man sollte frühestmöglich damit starten, seine
Betriebszahlen zu kennen und dann in das Thema
‚reinwachsen‘, denn jeder Unternehmer verschenkt
Möglichkeiten, wenn er sich nicht mit Finanzsteuerung
befasst.“
Sollten wir damit nun auch Ihr Interesse an SMEX
geweckt haben, stehen wir, die BÄKO-Österreich, Ihnen
natürlich für weitere Informationen gerne zur
Verfügung.
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